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Kommunikationsmuster von Führungskräften, Leader und Teams. Kommunikations- und Feedbackkultur im Fokus. 

Wir machen eine kurze Zeitreise ins Jahr 2000.

Mein neuer Freund besucht mich zum ersten Mal zu Hause. Mit im Gepäck ein riesiger, gedeckter Apfelkuchen von einer sehr guten Bäckerei hier vor Ort. Meine Begeisterung hält sich in Grenzen – die Begeisterung für den Apfelkuchen – nicht für den Überbringer. Der Nachmittag vergeht, wir trinken Kaffee und der Apfelkuchen steht eingepackt in der Küche. Niemand fragt nach dem Kuchen.

Dummerweise hatte ich bei diesem ersten „Kaffeedate“ nicht genug Mumm offen zu sagen, dass ich jeden Kuchen esse – außer gedeckten Apfelkuchen – und somit den „richtigen“ Zeitpunkt verpasst.

Was war die Folge? Sie ahnen es vermutlich.

Ab diesem Tag bekam ich jede Woche pünktlich zum Wochenende einen gedeckten Apfelkuchen. Jetzt sprechen wir hier nicht über ein Stück, sondern wirklich über einen ganzen Kuchen mit mindestens 12 Stücken.

Abnehmer für den Kuchen gab es im familiären Umfeld und Freundeskreis anfänglich viele und für mich zählte der gute Wille. ABER mit der Zeit wurde es immer schwieriger begeisterte Abnehmer zu finden.

Nicht selten hörte ich: “Frag doch mal, ob es nicht auch ein anderer Kuchen sein kann. Ich kann den Apfelkuchen nicht mehr sehen. Käsekuchen würde ich aber nehmen.” Ich auch – dachte ich.

Sie merken. Meine „Abnehmer“ haben gut für sich gesorgt. Sie haben ihre Bestellung adressiert und es war für sie selbstverständlich, dass es eine Option ist die Sorte zu ändern.

Letztlich gab es für mich nur einen Ausweg. Ich musste direkt sagen, dass ich gedeckten Apfelkuchen hasse. Sie können sich sicher vorstellen wie die Reaktion ausfiel.

Ab diesem Zeitpunkt gab es nie wieder einen Kuchen zum Wochenende.

Und bis heute haben wir nie wieder über Apfelkuchen gesprochen. Ein Tabuthema.

Doch warum erzähle ich Ihnen das heute?

Vielleicht, weil ich letzte Woche einen solchen Apfelkuchen in der Auslage der Bäckerei entdeckt habe oder eher doch, weil ich dieses Phänomen – im übertragenen Sinne – häufig auch bei Führungskräften und Teams entdecke.

Lassen Sie uns auf die Metaebene wechseln.

Was war damals passiert?

Kommunikationsmuster von Führungskräften, Leader und die Teams.Der Kuchen ist in diesem Beispiel nur ein Stellvertretersymptom.

Das Muster – mein Muster – hat sich in vielen anderen Bereichen der Beziehung wiederholt.

Ich habe mich damals nicht getraut den Kuchen abzulehnen, da ich meinen Freund nicht verletzen wollte.

Für mich wäre an diesem Punkt die Ablehnung des Kuchens gleichzusetzen gewesen mit der Ablehnung der Beziehung.

Mein Hauptproblem war, dass ich den richtigen Zeitpunkt verpasst hatte, um das „Problem“ aus der Welt zu schaffen.

Je länger ich wartete, desto schwieriger wurde es eine Lösung für den Kuchen und eine Lösung für die noch nicht stattgefundene Kommunikation zu finden.

Das was anfänglich eine Information gewesen wäre – eine Information ohne persönliche Bewertung – „Ich esse keinen gedeckten Apfelkuchen.“ – wurde immer mehr zu einer Information auf Sachebene mit Beziehungsaspekten im Gepäck – „Ich esse keinen gedeckten Apfelkuchen UND traue mich nicht dir dies zu sagen.“.

Das was in diesem zweiten Satz mitschwingt ist Misstrauen und fehlendes Vertrauen in die Beziehung.

Und genau da knüpfen meine Erfahrungen aus dem Bereich der Teamentwicklung an.

Häufig gibt es in Teams ein unausgesprochenes (Konflikt-) Thema.

Dieses Thema wird geschickt umgangen und niemals thematisiert. Es ist schambesetzt oder einfach nur peinlich. Manchmal wurde „es“ auch einfach zu lange geduldet und nichts unternommen – sozusagen wurde auch hier der richtige Zeitpunkt verpasst. Es wird zum Tabu.

Doch was kann ich nun ganz konkret in einer solchen Situation tun?

7 Tipps für Führungskräfte, Leader und Teammitglieder, um leichter über kritische Themen miteinander zu sprechen.

1. Transparenz & Klarheit helfen bei der Konfliktklärung.

Packen Sie das Thema (sofort) auf den Tisch. Sprechen Sie nicht um den heißen Brei herum. Je klarer und schneller Sie hier das Thema benennen, desto leichter wird es Ihnen gelingen eine gute Lösung zu finden.

Nicht selten erlebe ich es in Teams, dass durch eine langatmige Umschreibung oder Verallgemeinerung des Themas plötzlich alle Teammitglieder sich angegriffen fühlen oder in einer seltsamen Betroffenheit versinken. Sie schweigen oder aktivieren den Angriff-Modus aktiviert um sich zu verteidigen.

Das Stochern im Nebel führt zu einer Verunsicherung bei allen im Team. Niemand weiß, ob er gemeint ist oder nicht. Niemand erkennt den eigenen Anteil am Konflikt oder dem Thema.

Oftmals fühlen sich alle Teammitglieder betroffen oder eben niemand. Wenn jeder mit jedem oder über jeden spricht, es nur spekuliert wird, da keiner weiß worum es eigentlich geht. Die Kommunikation wird schwierig.

2. Lernen sie sich als Team besser kennen.

Je besser Sie sich kennen, desto besser können Sie auch kritische Themen besprechen.

Besprechen Sie gemeinsam, wie Sie persönlich Kritik äußern, aber auch gut annehmen können.

Nicht selten sind das genau die Themen, für die ich in Teams Strukturen schaffe.

Wir sprechen darüber, wie es gelingt Kritik zu hören und gemeinsam zu reflektieren – ohne diese direkt von sich weisen zu müssen oder in den Angriffsmodus zu gehen.

Das was leicht klingt, braucht manchmal eine Extrarunde im Team. Nur wenn jeder hier gut für sich sorgt, ehrlich und offen im Team ist, dann weiß der Chef, der Kollege oder die Kollegin wie er bzw. sie es formulieren sollte.

Die individuellen Bedürfnisse und Befindlichkeiten der Menschen sind hier sehr verschieden.

Sie reichen von dem Wunsch nach einem 4-Augen-Gespräch bis hin zu einer wertschätzenden Formulierung, über einen kontrollierten Tonfall oder einer angemessenen Lautstärke. Auch der Wunsch, dass Kritik nur auf Sachebene und nicht auf persönlicher Ebene geäußert wird ist keine Seltenheit.

Grundsätzlich kann ich Ihnen immer empfehlen, dass es Sinn macht über das Thema Kritik und Konflikte in einer Zeit zu sprechen, in der es idealerweise noch gar keine Unstimmigkeiten gibt.

Wenn erst “die Hütte brennt”, dann ist es ungemein schwieriger hier auf die Metaebene zu wechseln und über Kritikfähigkeit zu sprechen.

Manchmal ist es einzelnen Teammitgliedern auch peinlich Kritik zu äußern.

Auch dieser Teilaspekt ist nicht selten in Teams anzutreffen. So sehr wie manche Menschen Angst vor Kritik haben, so schwer fällt es anderen Menschen Kritik offen zu äußern. Die Gründe hierfür sind vielfältig – wie beispielsweise die Angst vor Ablehnung, wenn ich andere kritisiere.

Hier gilt es die individuelle Ursache zu suchen und sich noch einmal bewusst zu machen, dass es sich „nur“ um einen Arbeitskontext handelt und hier Kritik beispielsweise zur Qualitätssicherung nützlich ist.

Sie merken… ich versuche eine Normalisierung des Kritikgedanken mit einzubringen und die Notwendigkeit – den positiven Nutzen – von Kritik zu betonen.

Letztlich ist es wie so oft eine Haltungsfrage. Wie bewerte ich das Thema „Kritik“. Sehe ich es als Möglichkeit zu wachsen oder fühle ich mich dadurch gekränkt und persönlich beleidigt.

Hinzu kommen auch sehr individuelle und persönlichen Erfahrungen, die ich bisher mit Kritik und Konflikten im privaten Umfeld oder am Arbeitsplatz gemacht habe.

Kritik- und Konfliktfähigkeit kann man als Person und als Team auf jeden Fall lernen bzw. üben. Doch je schlechter die individuellen Vorerfahrungen sind, desto mehr Vertrauensaufbau braucht es, um hier sicher zu sein, dass es tatsächlich nur um die „Sache“ geht.

Der Grad der Offenheit ist hier von Team zu Team sehr unterschiedlich. Manchmal treffe ich Teams, die hochgradig kritisch und knallhart ehrlich im Austausch miteinander sind. Ein anderes Mal haben die Teammitglieder ein sehr ausgeprägtes Harmoniebedürfnis. Und natürlich gibt es noch jede Menge verschiedene Abstufungen dazwischen.

Dabei ist es mir wichtig noch einmal aktiv zu benennen, dass alle Facetten ihre Berechtigung haben.

Es gibt nicht das EINE Team. Wichtig ist, dass Sie als Team hier Ihren eigenen Weg finden.

3. Zeitfaktor. So schnell wie möglich, aber nicht überstürzt.

Sprechen Sie so schnell wie möglich über Themen die Sie belasten. Warten Sie nicht erst darauf, dass sich ein „offizieller“ Anlass hierzu bietet. Je mehr Zeit vergeht, desto mehr Aggressionen könnten sich anstauen und desto schlechter könnten getroffene Aussagen nachvollzogen werden.

Manchmal gibt es auch das Phänomen, dass einzelne kritische Punkte nicht ausgeräumt werden und dann summiert als Problem thematisiert werden. In einem Umfang, in dem es schwierig wird dieses mal so schnell nebenbei noch zu lösen.

Ursache und Wirkung lassen sich dann häufig nicht mehr nachvollziehen und Kleinigkeiten führen dann zu einer Explosion des Pulverfasses.

4. Prävention. Schaffen Sie Zeiträume für den Austausch als Team.

Kommunikation und Austausch im TeamUm sich hier regelmäßig Luft zu machen empfehle ich Führungskräften und Teams immer einen festen Punkt auf der Agenda der regelmäßigen Teamsitzung aufzunehmen, der beispielsweise heißt „Teamklima“. In diesem Punkt wird geschaut wie es den einzelnen Teammitgliedern geht und welche Punkte in der Zusammenarbeit aktuell noch nicht rund laufen oder noch verbessert werden sollten. Selbstverständlich gibt es hier auch Platz für positive Rückmeldungen.

Diejenigen, die dieser Empfehlung folgen nehmen sich bewusst Zeit für die „Arbeit an Ihrem Team“. Manchmal ist die Versuchung groß diesen Punkt von der Tagesordnung verschwinden zu lassen, da viele operative Themen zu besprechen sind.

Doch das was Sie und das Team sich da selbst „wegkürzen“ fällt später Ihnen in der einen oder anderen Weise wieder auf die Füße.

Entweder wird die Zeit für Prävention investiert oder später für die Konfliktlösung.

Dort wo Menschen zusammen arbeiten braucht es einfach regelmäßig eine Art „TÜV“ für die Zusammenarbeit.

5. Formulieren Sie Wünsche und nutzen Sie die ICH-Form.

Achten Sie bitte im Konfliktgespräch darauf, dass Sie keine Vorwürfe, keinen persönlichen Angriff oder keine Unterstellungen formulieren. Sprechen Sie nur über sich. Formulieren Sie was SIE wahrnehmen und beobachten. Bleiben Sie bei sich und formulieren Sie was Sie sich von Ihrem Gegenüber wünschen.

Nur so haben Sie auch die Chance, dass Sie auch wirklich das bekommen was Sie sich wünschen.

Versuchen Sie nicht im Kopf Ihres Gegenübers zu denken.

Meistens steckt ein harmloser Grund hinter dem Verhalten Ihres Gegenübers. Doch das Verstehen gelingt erst, wenn das WARUM auch für Sie erkennbar wird.

Vielleicht kennen Sie auch den Satz „Gut gemeint ist nicht gut gemacht.“. Je klarer Sie hier sind, desto besser wird der Austausch.

6. Ihr Beitrag zur Konfliktlösung.

Vermeiden Sie es dem Gegenüber zu signalisieren, dass nur er für die Lösung des Konfliktes oder des Themas verantwortlich ist.

Das große Problem ist nämlich, dass wir andere Menschen nicht verändern können. Veränderung muss immer bei uns selbst ansetzen, d.h. wir können nur durch unser Verhalten eine Verhaltensänderung beim Gegenüber bewirken.

Wenn unser Kollege oder unsere Kollegin die gesamte Verantwortung für die Lösung des Konfliktes auf den eigenen Schultern spürt, kann das oft auch zu Trotzreaktionen oder kompletter Verweigerung führen. Manchmal auch zu einem totalen Zusammenbruch. Letztlich gibt oder gab es ja einen Grund, warum sich jemand so verhält wie er es tut.

Lösungsversuche von gestern sind häufig die Probleme von heute.

So könnte beispielsweise auch ein heute identifiziertes konflikthaftes Verhalten zu einem früheren Zeitpunkt absolut passend gewesen sein.

Bisher habe ich in meiner Arbeit mit Teams noch niemand erlebt, der gerne einen Konflikt mit seinem Verhalten provoziert hat.

7. Nehmen Sie das Gemeinsame in den Blick.

Suchen Sie nicht bewusst nach Unterschieden. Schauen Sie auf das was Sie verbindet. Haben Sie als Team eine gemeinsam geteilte Vision oder verfolgen Sie ein gemeinsames Ziel?

Falls Sie bei dieser Frage merken, dass Sie hier nicht mit ja antworten können, dann ist dies ein wichtiger Hinweis.

  • Ist das ein Punkt, an dem Sie gerne noch arbeiten möchten?
  • Ist es Ihnen als Team wichtig, dass Sie so etwas Gemeinsames, etwas Verbindendes haben?
  • Sind Sie auf der Suche nach einer Teamidentität?

Nach meiner Erfahrung ist es für Teammitglieder immer wichtig bei allem Wunsch nach Teamidentität auch noch die eigene persönliche Note behalten zu dürfen.

Wenn es nicht gelingt die Gemeinsamkeit in den Fokus zu stellen, dann ist es „nur“ eine Ansammlung von Einzelkämpfern.

Nur durch einen gemeinsamen Fokus ist es möglich sich auch in Krisenzeiten auf diesen einen gemeinsamen Nenner zu konzentrieren. Dies verbindet.

Doch nun wieder zurück zum Apfelkuchen.

Hätte ich damals diese 7 Punkten beachtet, hätten wir sicherlich auch einen gemeinsamen Nenner gefunden.

Es wäre nicht bei diesem unausgesprochenen Konflikt geblieben und nicht jedes Mal hätten wir einen riesigen Bogen um Kuchen – expliziert Apfelkuchen – machen müssen.

Es gibt nämlich auch einen Apfelkuchen den ich wirklich liebe. Den Spanischen Apfelkuchen meiner Oma. Ein echter Geheimtipp.

Das Rezept habe ich für Apfelkuchenliebhaber in ans Ende dieses Blogposts gepackt.

Ich diesem Sinne wünsche ich Ihnen, dass es Ihnen gelingt offen im Team zu kommunizieren, auch über Kritik und unangenehme Dinge zu sprechen.

Es bringt Sie auf jeden Fall weiter und lässt Sie als Team gemeinsam wachsen.

Oft ist es auch nur eine Übungssache und braucht etwas Mut und Vertrauen.

Mut sich mit den eigenen Werten, Haltungen und Bedürfnissen zu zeigen, aber auch Vertrauen in das Interesse des Gegenübers.

In diesem Sinne wünsche ich Ihnen eine gute Zeit mit vielen Gesprächen.

Jedes Gespräch ist ein Schritt in die richtige Richtung.

Machen Sie es gut bis zu unserem nächsten Date in der Teamküche.

Herzliche Grüße, Ihre Eva Scheuba

 

Hier das versprochene Kuchenrezept von meiner Oma:

Spanischer Apfelkuchen

  • 250 g Butter
  • 250 g Zucker
  • 4 Eier
  • Butter, Zucker und Eier rühren bis die Masse schaumig ist
  • 250 g Mehl
  • 1 Päckchen Backpulver
  • Mehl und Backpulver in die Schüssel dazu geben und gut verrühren
  • 100 g gemahlene Walnüsse
  • 2 Teelöffel Kakao
  • 2 Teelöffel Zimt
  • Nüsse, Kakao und Zimt unterrühren.
  • Masse in eine runde Backform (Durchmesser: 26 cm) füllen.
  • 4 dicke Backäpfel schälen (z.B. Boskop) und in Viertel schneiden
  • Äpfel auf die Masse legen und leicht andrücken.
  • Kuchen bei 180 Grad Umluft ca. 1 Std. backen.
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