Achtsame Besprechungskultur für Teams und Gruppen.

Inhaltsverzeichnis

Wie Führungskräfte als Mindful Leader Meetings und Besprechungen mit Achtsamkeit effektiver gestalten.

“Mindful Leadership” heißt wörtlich übersetzt “Achtsame Führung”.

Das Konzept der Achtsamkeit stammt ursprünglich aus der buddhistischen Lehre.

Der Fokus der Achtsamkeit richtet sich auf

den eigenen Körper
die Gefühle bzw. Empfindungen und deren Bewertung
den Geist, das Denken
Objekte und Dinge, die aktuell im Hier und Jetzt wahrgenommen werden

Der Fokus der Achtsamkeit liegt im ersten Schritt immer auf uns selbst. Somit ist der Ausgangspunkt das eigene ICH und unsere inneren Prozesse.

Komplexität, Reizüberflutung und Stress führen im Alltag häufig dazu, dass wir den Kontakt mit uns selbst verlieren. Wir reagieren nur noch statt aktiv zu gestalten oder gut für uns zu sorgen und im Notfall auch mal die Handbremse zu ziehen. Wir gehen immer wieder über unsere Grenzen, achten nicht auf unsere innere Stimme und werden im schlimmsten Fall krank.

Neben dem Fokus auf dem eigenen Selbst, dem eigene Befinden und den eigenen Bedürfnissen, liegt der Fokus bei Führungskräften im Sinne des Mindful Leadership auch auf den Mitarbeitenden.

Hier gilt es sowohl das gesamt Team als auch den einzelnen Menschen hinter der Rolle und der Aufgabe zu sehen. Eine Reduktion auf das was im Alltag auf den ersten Blick sichtbar ist, ist zu kurz gedacht.

Manchmal spüre ich in Teams den Gedanken, dass durch die Beschäftigung mit Achtsamkeit, dem eigenen Selbst das Wirtschafliche, der unternehmerische Auftrag, zu kurz kommt. Das kann ich so nicht bestätigen. Letztlich ist und bleibt es ein Arbeitskontext.

Für mich ist eher die Frage wie leicht, wie motiviert und erfolgreich Sie im Alltag zusammenarbeiten wollen.

Wie wunderbar ist es, wenn Mitarbeiter freiwillig Kompetenzen einbringen, die bisher noch nicht sichtbar waren und über das eigentliche Maß hinausgehen?
Ist es nicht fantastisch, wenn sich alle für das Ergebnis verantwortlich fühlen, ohne das man es noch einmal extra betonen muss?
Wie unbeschreiblich wertvoll ist es, wenn sich jeder als Mensch und nicht nur als Humankapital verstanden fühlt?

All´ das und noch mehr ermöglicht Mindflul Leadership.

Achtsamkeit – Mindflulness – in Besprechungen.

Doch was bedeutet dies für Ihren Arbeitsalltag konkret? Bevor ich noch zu sehr ins Schwärmen gerate, nehmen wir hier doch ein konkretes Beispiel. Meetings!

Vielleicht kennen sie es auch diese unproduktiven Meetings in denen man einfach nicht weiter kommt, feststeckt, sich niemand verantwortlich fühlt oder es nur unechte Entscheidungsspielräume gibt. Es fühlt sich so zäh an wie Kaugummi. Es wird viel gesprochen aber wenig gestaltet oder entschieden. Am Ende geht man raus und weiß gar nicht was es jetzt zu tun gibt.

Manchmal erlebe ich es sogar in Teamsitzungen, dass die Teammitglieder einfach am Laptop weiter arbeiten.

Der Laptop steht auf dem Tisch, es wird wild getippt und nur mit einem Ohr zugehört. Alles in Allem nicht wirklich zielführend, aber je nach Kontext schon Alltag. Wenn ich meine Beobachtungen an das Team zurück melde, sind diese im ersten Moment überrascht. In ihrer Realität ist es völlig normal, dass während eines Meetings noch parallel Mails abgearbeitet werden oder schnell mal das Handy klingelt.

Meist sind es dann die “neuen” Teammitglieder, die mich zuerst in meiner Wahrnehmung bestätigen. Sie seien zu Beginn auch sehr irritiert gewesen über dieses Verhalten, hätten sich aber den unausgesprochen Regeln im Team angepasst. Bei der Frage nach dem Sinn oder der Anweisung zu dem Verhalten ernte ich dann häufig Schulter zucken. Alle Anwesenden sind davon überzeugt, dass es nicht wirklich passt.

Das was ich Ihnen gerade beschreibe nennt sich “Besprechungskultur”. Es ist die Art und Weise wie Gruppen oder Team miteinander kommunizieren, Entscheidungen fällen und sich auf dem Laufenden halten.

Ich starte in einem solchen Fall dann meist mit der simplen Frage:

Stellen sich sich bitte einmal vor …

Sie könnten etwas an der aktuellen Besprechungskultur verändern.

Sozusagen “Wünsch-Dir-was”. Was wäre das?

Häufig sprudeln dann die Ideen nur so aus den Teammitgliedern heraus.

Beispielsweise …

In Ruhe ankommen.
Laptop wegpacken für die Dauer der Besprechung.
Umleitung der Telefone/Handys auf die Assistenz.
Klares Zeitmanagement.
Gute Vorbereitung.

und so geht es weiter… häufig ohne Punkt und Komma.

Und was soll ich sagen, es sind häufig gut umsetzbare Wünsche, die einen echten Mehrwert für das Team bringen. Wir vereinbaren dann die genauen Modalitäten für die Umsetzung und Alle sind glücklich.

Doch warum ist das so? Ganz einfach.

In Arbeitskontexten haben wir verlernt auf unsere Bedürfnisse zu hören.

Wer spricht schon gerne vor einer Gruppe, die nicht zuhört und durch die Laptop Nutzung ihr Desinteresse signalisiert? Ich glaube niemand.
Wer hat ein echtes Interesse an einem 3-Stunden-Meeting, dass eigentlich für 60 Minuten terminiert war und auch schon in 30 Minuten fertig gewesen wären, wenn Alle konzentriert mitgearbeitet hätten? Vermutlich auch niemand.

Tipps für effektive Meetings von Teams und Gruppen.

Hier nun noch ein paar Tipps wie es Ihnen gelingt achtsam mit sich und Ihren Kollegen in Besprechungen und Meetings zu sein:

Kommen Sie in Ruhe an.

Nehmen Sie sich bewusst einen Moment Zeit anzukommen.
Achten Sie darauf, dass Sie sich zwischen den Meetings eine Pause von mindestens 15 Minuten einplanen.
Nehmen Sie wahr wie sich auf dem Stuhl sitzen, ob Sie alles bei sich haben was sich in diesem Meeting benötigen und auch was sie sehen.

Machen Sie einen Mindul Check-in.

Gönnen Sie sich als Gruppe/Team oder Sie sich persönlich einen Mindful Check-in, d.h. gönnen Sie sich einen Moment der Stille. Oftmals reichen hier schon 30 Sekunden.

Nehmen Sie wahr wie Sie hier sind. Vielleicht entspannt, gehetzt, aufgewühlt oder aufgeregt.
Was bewegt Sie gerade? Welche Gedanken sind in Ihrem Kopf?
Welche Information würden Sie noch gerne teilen, um sich ganz auf das Meeting konzentrieren zu können?
Wie ist Ihr Energielevel?

Je nach Arbeitskontext, Konstellation der Teilnehmenden und Gruppengröße kann es durchaus Sinn machen sich tatsächlich hier eine kurze Rückmeldung zu geben.

So kann Erfreuliches oder Belastendes offen in einem Blitzlicht angesprochen werden und Ihre Mitstreiter wissen einfach warum Sie heute so hier sind wie sie hier sind.

Achten Sie hier aber bitte darauf, dass jeder zu Wort kommt und es kurz und knapp bleibt. Alles was mehr Raum braucht als 2-3 Sätze, braucht einen eigenen Punkt auf der Agenda.

Nicht selten habe ich es auch erlebt, dass diese Anfangsrunde genutzt wurde um den Frust über eine nicht funktionierende Zusammenarbeit loszuwerden – und das in epischer Breite.

Die Anfangsrunde ist hierfür der falsche Platz. Bleiben Sie ganz bei sich. Es geht hier nicht darum jemanden einen Vorwurf zu machen, sondern wahrzunehmen und mitzuteilen wie sie heute hier sind.

Als Moderatorin oder Moderator bleiben Sie in einer solchen Situation klar und fragen sie freundlich aber bestimmt nach ob es einen eigenen Punkt auf der Agenda braucht.

Falls es inhaltlich schwierig ist bestimmte Dinge zu benennen kann es auch schon hilfreich sein eine prozentuale Rückmeldung zu geben.

Auf einer Skala von 0 – 100 %, 100 % bedeutet ist bin wach, voll aufnahmefähig und freue mich auf das Meeting bis hin zu dem Gegenteil mit 0 %. So haben Sie einen ersten Eindruck wie das Energielevel oder die Stimmung in dem Meeting sein wird.

Das wichtigste zum Schluss:

Bitte vermeiden Sie die Rückmeldungen zu kommentieren. Lassen Sie es einfach für sich stehen.

Auch wenn Sie dies für sich ganz alleine durchführen, achten Sie bitte darauf, dass Sie sich nicht selbst bewerten. Es ist wie es ist.

Bleiben Sie im Hier und Jetzt.

Blenden Sie für die Dauer des Meetings alle externen Störungen aus.
Achten Sie nicht auf das blinkende Display Ihres Handys.
Schalten Sie den Laptop aus, wenn Sie ihn nicht für dieses Meeting benötigen.

Achten Sie auf Ihre Sprache.

Seien Sie mutig und äußern sich auch zu kritischen Themen.
Versuchen Sie dabei aber immer wertschätzend zu bleiben.
Setzen Sie sich mit Problemen professionell auseinander.
Und wenn es dann doch mal hitzig wird… Erlauben Sie sich ein kurzes Timeout. Signalisieren Sie, dass Sie eine kleine Auszeit brauchen oder erinnern Sie an den wertschätzenden Ton.
Und achten Sie auch auf die Dinge, die gut laufen. Loben Sie und geben Sie sich auch eine positive Rückmeldung.

Behalten Sie die Uhr & Agenda im Blick.

Starten Sie pünktlich und enden Sie pünktlich.
Setzen Sie realistische Zeiten für das Meeting an.
Setzen sich sich realistische Ziele. Achten Sie auf eine gute Zeitplanung für die jeweiligen Punkte.
Offene Punkte werden neu terminiert.

Nur so können Sie sicherstellen, dass Sie im Zeitrahmen bleiben und nicht ein überzogenes Meeting auch alle anderen Meetings sprengt (“Domino-Effekt”).

Hierzu könnten Sie zu Beginn des Meetings eine Übersicht geben oder gemeinsam eine Zeitplanung mit den folgenden Fragen erstellen:

Wie lange haben wir heute Zeit?
Wie viel Zeit nehmen wir uns für das Thema xy, wie viel für das nächste Thema?
Wie gehen wir mit offenen Punkten um?

Auch eine Rollenverteilung während des Meetings kann hilfreich sein die Uhr im Blick zu behalten. Neben einem Moderator ist die Wahl eines Timekeeper (Zeitwächter) immer eine gute Wahl.

Er oder sie behält die vereinbarten Zeitfenster pro Punkt im Blick und gibt einen Hinweis kurz bevor die Zeit abläuft.

Time Timer* und zeitlich gut strukturierte Teammeetings.

Durch agiles Arbeiten wieder etwas populärer geworden sind hier beispielsweise auch die Uhren von Time Timer*. Bei diesen Uhren läuft die Zeit rückwärts und es gibt ein akustisches Signal, wenn die eingestellte Zeit abgelaufen ist.

* Ein kleiner Hinweis am Rande: Selbstverständlich keine bezahlte Werbung für Time Timer, sondern eine Empfehlung aus vollster Überzeugung. Hier der Link zur Homepage: https://time-timer.de/

Ich nutze diese Uhren im Rahmen von Moderationen immer sehr gerne. So kann ich sicherstellen, dass alle Zeitslots gerecht verteilt sind und auch von den Sprechern eingehalten werden. Und das Beste daran: Ich muss nicht ständig mit erhobenem Zeigefinger auf die Einhaltung der Zeitfenster hinweisen.

Allgemein gilt aber auch wieder hier:

Jedes Team, jede Gruppe, hat ihre eigenen Regeln.

Es ist wichtig, dass sich die Teilnehmen an dem Meeting für eine Veränderung der Kultur begeistern können und den Nutzen darin sehen. Gelingt dies nicht, so kann es vielleicht auch so bleiben wie es ist.

Übergestülpte Regeln und Vorgaben sind nach meiner Erfahrung wenig zielführend.

Achtsam zu sein, bedeutet auch immer danach zu schauen was die Betroffen gerade brauchen oder sich wünschen und nicht was vielleicht die bessere Wahl oder optimale Lösung wäre.

Da es keine allgemein gültige Definition von Achtsamkeit im Teamalltag gibt ist es wichtig, dass Sie und Ihr Team eine ganz eigene, eine ganz individuelle Definition von Achtsamkeit für sich finden.

So viel im ersten Schritt zu einer achtsamen Meetingkultur.

Impulse und Tipps für eine Achtsame Karriere.

Witziger weise hatte ich mir bereits vor ein paar Jahren – noch vor meinem ersten Kontakt mit dem Konzept des “Mindful Leadership” – die Domain “achtsame-karriere” gesichert.

Aktuell leitet sie “nur noch” auf eine Unterseite meiner Hauptdomain weiter.

Bei einem Auftraggeber begleitete ich regelmäßig Führungskräfte der mittleren Führungsebene.

In verschiedenen Workshops und Gesprächen zeigte sich immer mehr, dass diese Menschen genau an dem selben Punkt stehen wie ich damals vor dem Start in die Selbstständigkeit.

Sie waren auf der Suche nach etwas, was den Führungsalltag leichter macht, Mitarbeiter motiviert, aber auch effektive Arbeitsergebnisse ermöglicht.

Damals habe ich als kleines “Geschenk” für dieses Führungskräfte eine Landingpage gebaut und dort monatlich Impulse für eine achtsame Führung hochgeladen.

Impulse, die mit den Themen “Selbstfürsorge” zu tun hatten, aber auch Impulse für die “Zusammenarbeit mit dem Team”.

Diese Impulse möchte ich jetzt wieder aufgreifen.

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